Każdy ma w pracy pewien określony zestaw zadań do zrealizowania. Swoją robotę trzeba zrobić — nie ma zmiłuj! Co w sytuacji, kiedy nie możemy zdążyć? Większość z nas decyduje się wówczas na nadgodziny, najczęściej kosztem życia prywatnego. Przekonujemy, że… nie warto!
Źródłem problemu tzw. „braku czasu” jest najczęściej nie nadmiar czynności do wykonania, a nieumiejętne ich projektowanie i brak zdolności zarządzania. Czas pracy przeciętego Polaka jest jednym z najdłuższych w Europie, jednocześnie jednak badania udowadniają, że nie jesteśmy pracownikami efektywnymi. Cóż, dobrego planowania nie uczą nas na lekcjach, także system szkolnictwa wyższego nie kładzie zbyt wielkiego nacisku na wrobienie w studentach systematyczności. Prawda jest więc taka, że większość z nas styka się z problemem rozplanowania sobie czasu dopiero w pracy i radzi sobie z nim… wydłużając czas aktywności zawodowej do maksimum. Tobie też wydaje się, że gdy deadline’y gonią za Tobą jak wygłodniały pies, nadgodziny są jedynym wyjściem? Otóż nie! Mawia się, że każdy problem ma co najmniej dwa rozwiązania i coś w tym jest. Jak się nie zaharować, a jednocześnie nie trafić w kolejkę po kuroniówkę? Naucz się wreszcie rozsądniej gospodarować dniem! Jak?
Analizuj
Ustal jakie błędy i słabości powodują, że wypełniasz swoje obowiązki zbyt wolno. To punkt wyjścia. Zapewne każdy z Was słyszał o tzw. analizie SWOT, ale niewielu wykorzystało ją w praktyce. Teraz macie szansę, bo w tym przypadku sprawdzi się ona jak ulał! Zastanów się więc dokładnie jakie czynniki zewnętrzne (tzw. szanse i zagrożenia) mogą mieć wpływ na Twoją efektywność. Oczywiście — akurat ich— nie jesteś też w stanie przewidzieć ich w 100%. Uwierz jednak, że czasem wystarczy chwila skupienia, by wychwycić większość z nich. A to bardzo ważne! Jeśli chodzi o czynniki wewnętrzne (twoje silne i słabe strony), to jesteś Panem sytuacji! Przemyśl jakie cechy osobowości, umiejętności etc. przynoszą Ci korzyści w wypełnianiu obowiązków i rozwijaj je. Jednocześnie skup się także na tych cechach, złych nawykach czy przyzwyczajeniach, które utrudniają Ci działanie. Masz problem z jednoznaczną oceną samego siebie? Nie unikaj pomocy innych!
Wytyczaj
Analiza jest podstawą zmian. Okazało się, że głównym problemem w wykonywaniu obowiązków jest brak motywacji? A może za dużo czasu przeznaczasz na tzw. „przeszkadzajki” z Facebookiem na czele? Równie prawdopodobnym jest, że nie możesz się skupić, bo ktoś ciągle czegoś chce, a Ty nie umiesz powiedzieć „nie”, albo… masz tak zawalone biurko, że nie jesteś w stanie znaleźć nawet długopisu. Nieważne! Istotą jest to, że — na podstawie analizy — wreszcie zdiagnozowałeś problemy i masz szasnę je „wymieść”. Jednym zdaniem — teraz czas na wytycznie celów, które poprowadzą Cię prosto ku efektywnej organizacji. Jak wytyczać je mądrze? Przede wszystkim nie zakładaj, że pójdzie… idealnie. Zostaw sobie margines na błędy i niedoskonałości, szczególnie na początku. Najważniejsze jest to, że stanąłeś do walki o swoją efektywność. Jeszcze jedna top rada? Zacznij od prostego zadania, serio. Im będzie Ci przyjemniej osiągnąć pierwszy sukces, tym większy apetyt będziesz mieć na kolejne! Pamiętaj, by wszystkie wytyczne były realne, konkretne, mierzalne oraz osiągalne, a także miały odbicie w czasie i kosztach. Określ też które z nich są priorytetem.
Pilnuj
Tak, tak. Sam siebie! Jeśli Twoim największym problemem jest Facebook, a nie potrafisz się powstrzymać… załóż blokadę. Jeśli masz za dużo obowiązków — ćwicz odmowę i proś o delegowanie zadań na innych. By móc skupić się na projektach, możesz także próbować się odciążyć od prac administracyjno-biurowych. Tu dużym ułatwieniem będzie skorzystanie z oprogramowania służącego do zarządzania firmą i wystawiania faktur online, np. Streamsoft Firmino. A co począć, jeśli Twoją piętą achillesową jest utrzymanie miejsca pracy w porządku? Ustal sobie zasady zaprowadzania porządków, zainwestuj w segregatory i przegródki. Podsumowując: po prostu działaj, by móc zapomnieć o siedzeniu w pracy po czasie!
